Come risparmiare e programmare il tempo, per essere creativi e vivere meglio

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Il mestiere del libero professionista, abbastanza comune in tutto il mondo della creatività, è complesso, perché si confonde “libertà” con “prigionia” per quello che riguarda il tempo. Si pensa di potersi gestire non con le regole di un lavoro “da dipendente” e poi si “dipende” dal tempo che non si ha, che non basta mai. Sembra una banalità, ma la qualità della vita parte proprio da questo: saper gestire il proprio tempo.

E’ risaputo che il lavoro di un creativo richiede momenti di osservazione, di curiosità, di lettura, di ricerca, lo ricorda bene questo articolo (in inglese, ma potete usare il traduttore, se proprio non ve la cavate con la lingua di Shakespeare) che proprio mi è capitato di leggere questa mattina, ma è ancor più evidente che la pandemia ha generato uno stravolgimento del tempo, a causa delle videocall, spesso inutili, che riempiono tutti gli spazi “potenzialmente vuoti”: si arriva alla sera (notte) con un elenco di cose ancora da fare, una compressione di tutto quello che serve a “crescere”, ma anche a “pensare”, e si finisce con stress, mancanza di energie, e alla fine avendo la sensazione che “non si vive più”.

Dall’inizio di quest’anno, una delle maggiori attività di “strategia” che abbiamo applicato è stato di cercare metodi per “guadagnare tempo” e “vita”, che sentiamo appunto correre via senza controllo, e visto che non è semplice proviamo a condividere alcune soluzioni che stiamo adottando… con difficoltà. Non siamo “macchine” e spesso si cade facilmente nel mettere da parte le buone intenzioni, ma bisogna insistere, accettare delle regole e rispettarle: per avere tempo e libertà, vale la pena lottare.

Abbiamo iniziato da una decisione che sembra banale ma che, ve lo assicuriamo, funziona: gestire il calendario, invece che subirlo. Non possiamo sperare di avere tempo per leggere, per camminare, per andare ad una mostra se non prevediamo che questi momenti debbano trovare uno spazio da “difendere” e poi non possiamo reclamare se alla fine queste attività non si riescono mai a fare. E’ facile, si decide – magari si parte con un mese, non con una settimana, altrimenti le variabili e le eccezioni diventano il quotidiano – che a degli orari specifici della giornata, il calendario è occupato da queste attività, e poi magari si decide che una mezza giornata alla settimana si ha uno spazio “per se stessi”; non è follia, non è utopia: è qualcosa che basta definire, per poi rispettarlo con forza. Ve lo assicuriamo: funziona!

Rimaniamo sull’argomento Calendario perché ci sono alcune cose interessanti che si possono “potenziare”: il calendario standard è abbastanza stupido anche se possiamo, come detto, gestirlo in modo migliore. Per esempio, possiamo creare delle occasioni per interagire con le persone usando Calendly, che abbiamo iniziato ad usare con interesse. Cosa fa? Permette di “schedulare” appuntamenti dando delle opzioni di spazi “disponibili” (del tipo: ogni mattina, dalle 9 alle 10, escluso il giovedì e la domenica) e delegando ai destinatari/interessati di potersi “prenotare”. Invece che 1000 mail o chat di conferma, si sceglie la “location” (fisica, e quindi si inserisce un indirizzo, oppure una piattaforma: Zoom, Meet, Teams… che si integra direttamente per poter poi registrare la call all’interno della piattaforma stessa), e si può invitare le persone o mandare un link a cui si può accedere per confermare l’orario e il giorno, tra quelli definiti da noi. E’ semplice, veloce, gratuito nella sua versione essenziale (che è più che sufficiente per quasi tutto, a meno che non vogliate applicarlo all’interno di un team di lavoro, e a quel punto si parla di una struttura di servizio aziendale e “ci sta” che possa avere un costo), si integra con Google Calendar o Outlook, ma anche sul Calendario Apple, potendo scegliere dove (per esempio in un calendario che già esiste). Molto bello, consigliabile.

Se poi la vostra realtà è più complessa (la “nostra” realtà lo è, con integrazione di varie persone del team), magari serve un gestore delle attività, dei progetti, controllare lo stato dei lavori, programmare le sovrapposizioni, interagire con altre persone. Ne abbiamo provati tanti, e alla fine abbiamo scelto Monday che abbiamo trovato il più fluido spazio di lavoro condiviso, e che sta cambiando il nostro modo di lavorare e di avere meno quell’effetto di “peso” del qualcosa che non si riesce a dominare. E’ integrabile a tutti gli strumenti digitali che si usano quotidianamente (Dropbox, Google Drive, Calendar, eccetera). Se al massimo siete in due, il servizio è gratuito, altrimenti si pagano 8 euro ad utente. Ci si mette un po’ a capire la logica, ma vi assicuriamo che ne vale la pena, anche perché si possono scaricare dei template per i vari tipi di attività, uno di questi, utililissimo, è per la gestione del piano editoriale dei social network, per poter coordinare il lavoro di pubblicazione sui vari canali, durante le settimane, inserendo i contenuti testuali, visuali, programmare le date di pubblicazione, eccetera. Fa risparmiare tanto tempo e permette di avere sotto controllo tutto.

Infine, una ultima segnalazione, su cui investire per il futuro: pensare a quelle attività che vengono definite “Passive Income”, ovvero le entrate “passive”, quelle che generano soldi “da sole”. Attenzione, non è una magia, del tipo: guadagno e non faccio nulla, per questo bisogna chiedere a Harry Potter… Si parla di investire del tempo per generare dei lavori (e questi vanno programmati nel calendario: ogni giorno, due ore per produrre contenuti e progetti di questo tipo), che una volta realizzati permettono di essere monetizzati senza che questi occupino altro tempo. È l’opposto dell’artigiano (a cui il mondo della fotografia e in generale dei creativi è attaccato), dove ci si fa pagare per un’ora e si lavora un’ora… non abbiamo, come detto, abbastanza tempo, abbiamo bisogno di lavorare un’ora e trovare un modo per rivendere il frutto di quell’ora tante volte, un’ora di lavoro che viene venduta come tante ore di lavoro.

Meditate su questi elementi, su queste strade: il tempo è prezioso, la vita anche… ma dobbiamo esserne coscienti e muoverci e programmarci di conseguenza. Speriamo che questi primi punti possano essere di aiuto, anche per voi.