Nell’ambito della comunicazione, l’eMail è stata una vera rivoluzione: ha avvicinato milioni (miliardi) di persone, ha ridotto drasticamente i costi di contatto, ha creato incredibili potenzialità. Certo, poi (quasi subito) è nato il fastidioso spam: involontariamente, è nato storicamente 35 anni fa, esattamente il 13 maggio del 1978, quando in Italia probabilmente quasi nessuno nemmeno sapeva dell’esistenza della posta elettronica.

Da qualche anno, si sta dichiarando che la posta elettronica è ormai vicina alla morte, soppiantata da strumenti digitali più “cool”, in particolare legati alle dinamiche dei social network. Ci sono molte discussioni in merito, anche accese: chi magari fa business con l’email marketing ovviamente dichiara ad alta voce che questa è una follia, ma è importante capire che la tendenza nelle nuove generazioni è davvero significativa: il sottoscritto che ha contatti – tramite la scuola – con moltissimi giovani e giovanissimi – può confermare il fatto che i giovani fanno un uso molto limitato della posta elettronica, e comunicano via Facebook, via Whatsapp (app per comunicare gratuitamente al posto degli SMS), via Twitter. In tutti e tre questi casi, la comunicazione è di tipo “simmetrico”: quando si invia, automaticamente viene ricevuta, e di conseguenza ci si aspetta una risposta nel giro di pochi minuti (secondi…). Insomma, solo di un millimetro meno invadente della telefonata…

In Italia, l’uso dell’eMail è tutto meno che in declino. In realtà, il problema semmai è che la usiamo, nel nostro Paese, con poco spirito innovativo, e quindi dobbiamo aspettarci che prima si possa arrivare ad uno sfruttamento completo di questo mezzo. Per esempio, per quello che ci riguarda sembra davvero pazzesco che, dopo un’ora dall’invio, solo il 10% delle persone l’ha aperta, meno del 60% dopo 12 ore e che ci vogliono 48 ore per arrivare ad avere circa l’85% delle aperture del messaggio. Altresì sconvolge (almeno chi usa la mail intersamente) che oltre il 32% usa ancora Hotmail (il servizio di Microsoft che ha dimostrato innumerevoli volte la sua fragilità, e anche il pericolo di intrusione ed uso illecito degli indirizzari degli utenti), seguito da Libero e da Virgilio/Tim; in pratica, più del 60% degli indirizzi di posta elettronica italiani (234 milioni)  sono gestiti da strumenti di posta elettronica molto poco affidabili e professionali. Il sistema di posta elettronico gratuito probabilmente più efficiente, GMail, è usato da circa il 6% degli utenti… una fetta davvero ridotta. E, poi, c’è un’abitudine tutta italiana che, a fronte di una eMail ricevuta e considerata interessante, si manifesta una risposta che richiede un “Quando ci sentiamo al telefono e ne parliamo?“, o ancor più comune un “Quando ci vediamo e approfondiamo?“. Incapacità di gestire rapporti a distanza? Difficoltà a trovare un metodo di risposta basato sulla parola scritta? Insicurezza? Un po’ tutto, ma quello che è difficile far capire è che la mail serve non come biglietto da visita, ma per la relazione diretta, con il vantaggio già segnalato di essere “asincrona”: uno spedisce quando gli fa comodo, e gli viene prestata attenzione e data risposta solo quando – dall’altra parte del monitor – il contattato trova lo spazio temporale più consono per dare un segnale. Se si chiama una persona e questa non risponde, ci butta giù il telefono o nemmeno ci risponde, spesso pensiamo che sia un gesto di maleducazione (rispondere, e non – come forse dovrebbe essere – telefonare).

Dilatare il (poco) tempo che abbiamo a disposizione è uno dei maggiori pregi dell’eMail, che rischiamo di perdere a vantaggio appunto degli strumenti che impongono maggiore simmetria tra chi comunica e chi deve ricevere e reagire alla comunicazione. Quello che serve, però, è non usare l’eMail come uno strumento di basso profilo e basso valore. E’ un pacchetto di elementi, una eMail, che trasmette molto, ma molto di più della nostra capacità professionale, che può diventare un vero e proprio “agente” che ci permette di gestire la nostra promozione e la nostra attività, un importante  strumento di contatto, anche con modalità diverse da quella della semplice risposta. Già, perché magari la persona dalla quale dobbiamo o vogliamo una risposta è di quella categoria di utenti che preferiscono parlare al telefono, fare una chat su Skype, rispondervi sui social. Se vogliamo una risposta, se ci è utile, dobbiamo mettere tutti nelle condizioni di rispondere come meglio preferiscono.

In questi anni, abbiamo raccolto centinaia di “errori” fatti dai nostri amici e lettori. Questo ci permette di definire una serie di elementi che vengono commessi troppo spesso dalla nostra categoria, e che dobbiamo assolutamente evitare. Anche perché se continuiamo ad usare l’eMail rischiamo di essere persino additati come “vecchi”, quindi almeno usiamola al meglio per non apparire davvero troppo “superati”.

1) Allegati

Ancora nel 2013, ci sono persone che mandano allegati da tanti Mb. Non è possibile che siamo ancora in queste condizioni, ma è così. I più “furbi” usano invece servizi esterni (per esempio WeTransfer, statisticamente il più usato dai fotografi), delegando quindi a un servizio esterno il comunicare al posto nostro. Banalmente, l’email arriva non da noi (quindi, quando viene fatta una ricerca sulla posta per trovare le immagini inviate da “Giacomino“, non si trova nella ricerca “Da: Giacomino“) e non necessariamente si estende la ricerca e ci si ricorda che era una mail di WeTransfer. In più, estetica, riferimenti, promozione è quella di WeTrasfer, non quella dello “studio Giacomino”, che di fatto è colui che sta contattando, e quindi si perde impatto e importanza. La stessa WeTrasfer, per ovviare questo “problema” offre a pagamento la possibilità di personalizzare parzialmente la pagina dei link, ma rimane il problema che si tratta di una comunicazione non integrata al messaggio della mail (lo si potrebbe fare copiando il link di WeTrasfer nella mail di contatto, invece che mandare un’altra mail. In ogni caso, vi consigliamo un nuovo servizio che troviamo molto comodo, gratuito e molto elegante da gestire, si chiama Minbox, si installa come un’utilità sulla barra del vostro Mac (al momento non è disponibile per Win… ma ci stanno lavorando), ha una serie di grandi vantaggi, per esempio che non ci sono limiti di peso dei files allegati, che si può programmare la spedizione (magari non volete far vedere che lavorate per un cliente alle 3 di notte, oppure esattamente il contrario: voleta fargliela pagare!), la mail con il link può essere personalizzata con un messaggio e comunque arriva “da voi” (e non dal servizio). E’ davvero comodo, e ancor di più per i fotografi, offre – sempre gratuitamente – una modalità gallery: voi fate l’upload di tutte le foto di un servizio (se volete, anche in RAW, ci pensa lui a convertire, anche se la soluzione non è ottimale nè per il peso e tantomeno per la qualità di conversione), la grafica della gallery è “responsive” quindi si adatta ad ogni device che deve visualizzarlo, e si può mandare un link unico dal quale l’utente può vedere, selezionare, scaricare, commentare ogni specifica foto. Comodo, guardate un esempio qui. In definitiva, NON inserite mai le immagini o altri contenuti in allegato, e cercate di trovare soluzioni che integrano eventuali link nel testo della mail, in modo da dare in uno solo corpo di contenuto le spiegazioni e i riferimenti dai quali scaricare immagini e documenti.

2) Formattazione

Ancora nel 2o13 si scrivono mail che sembrano la brutta versione digitale dei foglietti stropicciati lasciati sul tavolo per ricordarsi di “comprare il pane”. Hanno lo stesso effetto disordinato, impreciso e poco importante (non a caso, poi ci si dimentica sempre di comprare il pane…). Le email devono essere eleganti, precise, formattate correttamente. Mettendo in evidenza con dei grassetti o dei corsivi parole e concetti importanti, creando link che non sono riportati direttamente, ma inglobati nelle parole da cliccare. Per esempio, se dovete scrivere una frase come questa:

Con la presente, vorrei segnalarvi che potete visualizzare il mio portfolio al seguente link: https://minbox.com/g/JSozgjsF9g

è più elegante segnalare il link (che a volte è lunghissimo e sgradevole), usando questa logica:

Con la presente, vorrei segnalarvi che potete visualizzare il mio portfolio al seguente link.

E’ meglio, vero? La mail risulta più ordinata e anche più breve, specialmente se dovete segnalare diversi link e se tutto fa parte di un discorso unico. Per realizzare un link in questo modo nella vostra mail, usando il programma standard di Apple, Mail, basta selezionare la parola che desiderate linkare e cliccare i tasti CMD (Mela) + K. Se non vi ricordate mai i comandi tastiera, basta andare su “Composizione>Aggiungi link“. Altri programmi e altri sistemi operativi hanno funzionalità simili, e spesso anche la combinazione di tasti CMD (Mela) + K funziona anche da altre parti, per esempio funziona anche su Gmail, direttamente dal web).

Smettiamola insomma di scrivere su carta con macchie di unto, sporca, con scritte disordinate. Non apparirà come un approccio “creativo”, ma come una mancanza di professionalità.

3) Oggetto

Almeno il 10% dei messaggi da parte dei fotografi (e non solo, ma ci preoccupiamo di loro, in questo contesto) arriva senza oggetto. Ci sono software di posta che ce lo ricordano, ma magari non ci prestiamo attenzione, oppure usiamo sistemi vecchi e poco attuali. Mandare una mail senza oggetto è come arrivare ad una festa in maschera vestiti da coniglio rosa e scoprire che non era una festa in maschera, ma tutti sono vestiti in abito scuro. Prima ancora di aprire la mail, ci (s)qualifichamo come poco professionali, distratti, inadatti a compiti importanti. Escludendo questa distrazione che già ci (s)qualifica, il concetto è che in media una persona che ha un’attività mail significativa riceve da 50 a 300 mail al giorno: perché dovrebbe dare attenzione al nostro messaggio? Lo fa leggendo il mittente (e magari inserendolo tra i preferiti, una soluzione che ha introdotto Gmail e che poi è stata copiata da altri programmi di posta… io in questi ultimi sei mesi ne ho cambiati tre, e tutti e tre avevano questa funzionalità, quindi sta diventando comune) e poi leggendo l’oggetto. Prestare attenzione al cosa e come scrivere l’oggetto è quasi importante quanto il contenuto. E’ la porta che si può aprire e che al contrario può rimanere chiusa per sempre. Facendo molto email marketing, possiamo confermarvi che il contenuto dell’oggetto può influenzare anche di molto, a parità di mittente, l’apertura di una mail, e di conseguenza anche il successo del messaggio che contiene.

4) Contenuto

Non scendiamo nell’analizzare le soluzioni che purtroppo ancora moltissimi usano, come per esempio fare delle mail composte e “impaginate” in Photoshop, e poi inserite all’interno della mail come corpo del testo. Perché non ne parliamo? Perché crea documenti pesanti, perché non si può fare ricerca sul testo, perché sono impaginate per un monitor che potrebbe essere molto diverso da quello che lo visualizzerà e perché dimostriamo che non ci capiamo nulla di comunicazione digitale, quindi… dobbiamo starvi alla larga.

Evitando quindi questa abitudine consolidata e da debellare più che una malattia mortale, segnaliamo che le mail dovrebbero essere concise, brevi, segnalare per punti (se ce ne sono diversi) le tematiche, dare indicazioni su come rispondere e come contattarci. Semplice, chiara, veloce.

5) Firma

La firma finale del documento è l’argomento più importante: è il nostro biglietto da visita. Deve dare, come abbiamo detto, la possibilità al destinatario di risponderci con qualsiasi mezzo preferisca: con una telefonata, contattandoci (gratis… di questi tempi è utile dirlo) via Skype, sapere dove siamo e dove possono trovarci. E magari interagire con noi su altre piattaforme come i social, quindi dando la possibilità di aggiungerci a delle cerchie di contatti che possono risultare poi utili per mantenere i rapporti anche a distanza. A questo fine, vi segnaliamo un interessante tool per creare una firma con tanti riferimenti utili: si tratta di WiseStamp, una soluzione che consente di inserire, se usate servizi come GMail, Yahoo, Hotmail, AOL e anche per applicativi come per esempio PostBox, una firma con tantissimi link e informazioni utili. Per esempio, vi consente di inserire un bottone di “Like” di Facebook, di contattarvi via Skype, di collegare YouTube, Google+, Instagram, eccetera. Ovvio che potete crearvi da soli una firma adeguata, ma non sempre è facile, se non avete qualche esperienza in merito, e il servizio è davvero flessibile. E’ gratis, poi se volete potete acquistare delle funzionalità superiori rispetto alla versione base, ma lo farete solo dopo, se inizierete ad usare molto questa soluzione e quindi potrete apprezzarne, nel caso, i vantaggi. Se non avete esigenze molto complesse, la versione free andrà benissimo.

In definitiva, queste piccole attenzioni ed eventualmente i nostri consigli di servizi e soluzioni segnalate, potranno speriamo esservi di qualche utilità per proporvi in modo efficace, serio, professionale e redditizio sul mercato. Una eMail in meno non cambierà la vostra vita, probabilmente, ma una eMail sbagliata vi farà di colpo abbassare il tono del messaggio e della professionalità che volete mostrare di avere.

5 responses

  1. Spesso ho pensato di essere una delle ultime persone ad utilizzare e credere nelle potenzialità delle email.
    Ottimo consiglio WiseStamp, ma anche ha una paginetta riepilogativa dei nostri badge profilo, pagine, likes che possiamo inserire nella firma html.

    1. Grazie del consiglio! E grazie per aver voluto analizzare una cosa “BANALE” che è, FONDAMENTALE,
      Grazie di cuore.

      lucio

  2. “Quando ci vediamo e approfondiamo?”

    Cavoli quanto è vera questa!!!!
    Proprio in questi giorni stavo gestendo/pianificano i corsi per l’invernata e contattando un ente/struttura per il noleggio delle sale che opera con tanto i bel sito web ecc…ecc… mi sento questa cosa.

    Ma porca la miseriaccia non riesco proprio a comprendere nemmeno io per quale motivo dovrei silurarmi 50km di strada, inquinare con l’automezzo ecc…. per magari stare dieci minuti seduti davanti ad un tavolo a dire cose che si potrebbero (o ci siamo già detti…) mezzo email.

    Il brutto è che non ci sono tante alternative se non quella che dovrei rinunciare al “posto”…. e così mi vedo costretto a prendere l’automezzo.

  3. Parole sante (come sempre del resto).

    Quello che ci suggerisci è veramente molto importante, io per primo commetto spesso l’errore di non considerare affatto il modo in cui mi presento al “possibile cliente”, e magari quando mi arriva una mail spersonalizzata, la critico e la cestino perchè è noiosa e poco efficace.

    Sempre suggerimenti molto graditi, grazie.

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